Ein Dienstwagen ist ein Kraftfahrzeug, das ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer zur persönlichen, alleinigen Nutzung zur Verfügung stellt. Der geldwerte Vorteil aus der Dienstwagenüberlassung kann – anstelle der pauschalen 1-%-Regelung – auch individuell mit den auf die Privatfahrten entfallenden Aufwendungen angesetzt werden, wenn die Kraftfahrzeuggesamtkosten durch Belege und die Nutzungsverhältnisse durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden.
Welche inhaltlichen Anforderungen dabei an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu stellen sind, ist allerdings gesetzlich nicht definiert. Das Gesetz schreibt auch keine bestimmte Form hierfür vor. Die Dienstwagenbesteuerung nach der Fahrtenbuchmethode ist daher sehr streitanfällig und führt insbesondere im Rahmen von Lohnsteuer-Außenprüfungen regelmäßig zu Lohnsteuernachforderungen, weil das Finanzamt häufig die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs versagt und stattdessen den Sachbezug anhand der meist ungünstigeren pauschalen 1-%-Regelung ermittelt.
Entsprechendes gilt für einen Firmenwagen eines Einzelunternehmers.
Für dienstliche Fahrten sind folgende Angaben für jede einzelnen Auswärtstätigkeit erforderlich und formale Anforderungen an die Aufzeichnungen sind insgesamt zu erfüllen:
- Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende ,
- Reiseziel und Reiseroute,
- Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner,
- die Eintragungen müssen vollständig und fortlaufend sein und zeitnah erfolgen
- die Eintragungen dürfen nicht änderbar sein
- die Eintragungen müssen in einer geschlossenen Form erfolgen. Dies bedeutet bei handschriftlichen Aufzeichnungen, dass eine gebundene Buchform erforderlich ist.
Datenschutz, Mandantenschutz oder Verschwiegenheitspflicht gibt es hierbei nicht! Auch Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Ärzte, Zahnärzte, Apotheker und Hebammen sind beim Führen eines Fahrtenbuchs zu diesen Angaben verpflichtet.
Für Privatfahrten genügen jeweils die Kilometerangaben. Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch ausreichend.
