Zur Buchführung und zur Aufstellung von Jahresabschlüssen sind derzeit alle Kaufleute nach HGB gesetzlich verpflichtet (§§ 238, 242 HGB). Hiervon befreit sind Einzelkaufleute mit weniger als 500.000 € Umsatz und 50.000 € Gewinn. Diese Schwellenwerte entsprechen den Werten, die nach § 141 AO die Buchführungspflicht für gewerbliche Unternehmen sowie Land- und Forstwirte auch für steuerliche Zwecke begründen. Durch das am 2.7.2015 beschlossene Bürokratieentlastungsgesetz werden die Schwellenwerte auf 600.000 EUR bzw. 60.000 EUR angehoben.
Steuerpflichtige, die o.g. Schwellenwerte unterschreiten oder nicht als gewerbliche Unternehmer anzusehen sind – wie etwa Mitglieder der sogenannten freien Berufe (Architekten, Ingenieure, Ärzte, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Rechtsanwälte, Notare) – ermitteln ihren Gewinn im Wege der Einnahmen-Überschussrechnung (§ 4 (3) EStG).
Faktisch wenden Betriebsprüfer bei einer steuerlichen Außenprüfung eine umgekehrte Beweislast an: Alle Aufzeichnungen, die der Steuerpflichtige machen könnte, sollten auch vorgelegt werden. So ist nach dem Gesetz ein nicht zur Buchführung verpflichteter Steuerpflichtiger auch nicht verpflichtet ein Kassenbuch zu führen. In einer Betriebsprüfung kann aber nur derjenige, der entsprechende Aufzeichnungen macht, nachweisen, wie seine Einnahmen begründet sind (Vollständigkeit der Umsatzerfassung) und wie Gelder verwendet wurden.
Um sich für den Fall einer Betriebsprüfung zu wappnen, ist jedem Steuerpflichtigen mit eigener selbständiger oder gewerblicher Tätigkeit nur zu raten, alle Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet im Sinne der §§ 140 ff AO genau so zu machen, wie sie bei bestehender Buchführungs- und Bilanzierungspflicht zu machen sind. Ohne entsprechende Aufzeichnungen wird sich der Steuerpflichtige nicht gegen Zuschätzungen beim Umsatz oder Kürzung von Betriebsausgaben und damit gegen höhere Steuerzahlungen wehren können.
Typisches Beispiel sind auch die Aufzeichnungen zu etwaigen Reisekosten oder Verpflegungsmehraufwendungen. Hier sind beim Lohnkonto Zweck, Beginn und Ende jeder Reise aufzuzeichnen. Gelingt der Nachweis zu den Reisekosten und Arbeitszeiten nicht, ist im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung und späterer Auswertung durch die Rentenversicherung mit Nachversteuerung und Nachzahlung von Sozialversicherungsabgaben zu rechnen. Da der Arbeitgeber Haftungsschuldner ist, zahlt er quasi doppelt, wenn er seinen Mitarbeiter nicht entsprechend in Anspruch nimmt oder – wegen seiner Fehler bei den Aufzeichnungen – nicht in Anspruch nehmen kann.
Allein das Fehlen geeigneter Dokumentation kann auch bei ansonsten richtiger Buchführung oder sonstiger Aufzeichnungen zu zusätzlichen Steuerzahlungen führen! Wir empfehlen diese Dokumentationen zur Abwendung von späteren teuren Schäden (Steuern, andere Abgaben, Zinsen, Säumnis- und Verspätungszuschläge) vom Steuerberater anfertigen und überwachen zu lassen.
